La numérisation des documents : un premier pas vers la dématérialisation ?

Première étape vers la dématérialisation, la numérisation des fichiers consiste à transformer un document papier original en un document numérique accessible en ligne.

Cette technique apporte de nombreux bénéfices aux entreprises : optimisation de la gestion documentaire, recherche et consultation des informations simplifiée, garantie de conservation des documents et réduction de l’espace physique réservé à l’archivage.

Comment se passe la phase de numérisation et quelles sont les étapes ?

Pourquoi vouloir numériser les documents ?

Avant de vous lancer dans votre projet de numérisation, il faut comprendre vos objectifs car la dématérialisation peut répondre à de nombreuses problématiques : gain de place, sécurisation et préservation de documents sensibles ou encore accessibilité simplifiée des données par les collaborateurs.

En tant que chef d’entreprise vous devez vous demander pour quelle raison souhaitez-vous numériser vos documents et quelle en est l’utilisation future. Vous devez ensuite prendre en compte les paramètres suivants :

• Le coût de la numérisation
• Le type de document qui va être numérisé
• Les ressources humaines qui vont réaliser la numération
• La durée du projet

Le passage à dématérialisation doit passer par rédaction d’un cahier des charges qui définit dans le détail votre projet de numérisation des documents.

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Quels documents souhaitez-vous numériser et à quelle échéance ?

Votre cahier des charges définit vos objectifs, le type de documents que vous envisagez de numériser et la durée du projet.

Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes objectifs et priorités en matière de numérisation. Le choix des fichiers à numériser va dépendre de plusieurs critères :

• La fréquence de consultation et d’utilisation du document
• Le caractère légal du document
• La durée de conservation des documents
• L’état de dégradation des fichiers
• Le niveau de confidentialité du document

La mise en place d’un projet de dématérialisation peut se faire en plusieurs étapes. Privilégiez les documents prioritaires pour ensuite s’attaquer aux fichiers secondaires. Mais cela va dépendre de votre espace de stockage, de votre budget alloué à ce projet et de vos ressources humaines.

Avez-vous les moyens matériels, financiers et humains pour la numérisation des documents ?

Une analyse précise des ressources matérielles est indispensable. Il s’agit de l’inventaire des scanners, des imprimantes multifonctions, des ordinateurs et autres machines.

La numérisation des documents génère un coût important qui doit être prévu lors de la fixation des budgets. Mais un des objectifs de la dématérialisation est l’économie d’échelle et la réduction des coûts qu’elle va générer après sa mise en place. Dans la plupart des cas, lorsque la dématérialisation est bien calibrée, elle permet un retour sur investissement positif.

Par ailleurs, il faut aussi déterminer les ressources humaines nécessaires pour mener à bien ce projet. Il faut savoir que la numérisation des documents peut être générée en interne ou bien en sous-traitant votre projet par une société spécialisée dans le domaine.

Quelles sont les étapes de la numérisation ?

Après avoir répondu à toutes ces questions, la numérisation peut débuter.

Préparation des documents

Les documents sont préparés et triés manuellement. Les trombones et agrafes sont enlevés afin de faciliter le passage dans le scanner.

Processus de transformation des documents papier en document numérisé

La digitalisation des documents se fait étape par étape :

• Phase de test : Un projet pilote doit être réalisé afin de garantir le bon fonctionnement du matériel ;
• Numérisation : Les documents sont scannés et traités à l’aide d’outils de capture ;
• Remise en place des fichiers : Les documents originaux sont remis en l’état et archivés ;
• Correction : Les documents sont inspectés afin de s’assurer de la clarté et la lisibilité des scans.

Exportations des fichiers

Lorsque la numérisation est prise en charge par une société externe, les documents sont exportés vers des serveurs à distance à travers un logiciel de gestion de document ou dans un système d’archivage électronique. Ils peuvent aussi être livrés sur d’autres supports comme un disque dur externe ou une clé USB de grande capacité.